Review sách Kỹ Năng Mềm Dành Cho Nhà Quản Lý

Xin mạn phép được hỏi một câu: “Từ nhỏ tới giờ các bạn đã bao giờ được làm tổ trưởng, làm lớp trưởng hay những vị trí quan trọng khác trong lớp chưa?”, nếu câu trả lời là Chưa, thì bạn cảm thấy sao với những người làm các chức vụ đó trong lớp cũ của bạn? Một chút không hài lòng, một chút bức bối vì họ không hiểu bạn đang muốn gì, hay là họ đưa ra những yêu cầu không rõ ràng cho bạn hay chăng? Còn nếu bạn đã từng làm qua các chức vụ này thì hẳn bạn đã hiểu những áp lực khủng khiếp mà nó mang lại. Trên thế giới hiện tại có khoảng 160 triệu quản lý, trong số đó có thể có những quản lý đại tài, nhưng số còn lại thì sao? Lãnh đạo là một kỹ năng, là một nghề ai cũng phải học, vậy nên Jaime Roca và Sari Wilde đã cho ra đời tác phẩm “Kỹ năng mềm dành cho nhà quản lý” với mục tiêu cải thiện hiệu quả, hiệu suất cho các nhà quản lý hiện nay.

Bạn nhận được gì từ cuốn sách này?

Ở cuốn sách này, tác giả sẽ có 1 list các câu hỏi để các bạn tự kiểm tra xem mình là kiểu người quản lý nào (Theo tác giả thì có 4 kiểu nhà quản lí), từ đó sẽ dễ dàng hơn để thay đổi chiến thuật cho bản thân và đội nhóm của chính bạn. Kèm theo đó là  ca kỹ năng mềm quan trọng dành cho nhà quản lý bao được tác giả nêu ra cụ thể trong cuốn sách.

Cuốn sách này dành cho ai?

Ngay từ mở đầu mình đã nêu ra: Lãnh đạo là một nghề mà ai cũng phải học! Nói một cách dễ hiểu hơn, kỹ năng gây ảnh hưởng chính là kỹ năng lãnh đạo. Kỹ năng lãnh đạo cũng bình thường như là kỹ năng giao tiếp, kỹ năng thích nghi, do vậy nên chúng ta không nên hiểu to tát lên làm gì, và nếu như có ý thức trau dồi thì rất dễ để sở hữu được nói, vậy nên có thể nói cuốn sách này dành cho mọi người!

Tác giả là ai?

Tác giả của quyển sách này gồm 2 người. Thứ nhất là Jaime Roca, người có hơn 20 năm kinh nghiệm với tư cách là một nhà kinh doanh và lãnh đạo tư tưởng cho top 500 công ty lớn nhất Hoa Kỳ, các nhà điều hành cấp cao và các nhà đầu tư đạt được những kết quả đặc biệt. Ông tốt nghiệp bằng Kinh tế Quốc tế tại Đại học Johns Hopkins và bằng MBA của Đại học Duke. Người thứ 2 là Sari Wilde, là Phó chủ tịch nhân sự tại Gartner, chuyên quản lý các đội nhóm toàn cầu tập trung vào việc tạo ra các nghiên cứu và sản phẩm để cải thiện kết quả vốn nhân lực. Cô đã nghiên cứu các tổ chức trong hơn 15 năm, tư vấn cho các giám đốc điều hành tại hàng trăm công ty đứng đầu Hoa Kỳ về thực hành quản lý tài năng và lãnh đạo của họ.

Làm một nhà quản lý có khó không?

Làm một người quản lý thì bạn sẽ luôn phải đối mặt với nhiều thách thức, phải cáng đáng nhiều trách nhiệm nặng nề, những trách nhiệm đó có thể kể tới như: gắn kết nhân viên mới, tuyển dụng nhân viên mới, truyền đạt công việc,… Như vậy có nghĩa là những người làm quản lý sẽ là những con người bận rộn, thường xuyên bị cuốn vào những cuộc họp hơn so với những người đồng trang lứa với họ. Không những thế, tác giả của cuốn sách còn đưa ra 3 thay đổi của thời đại khiến cho công việc này càng trở nên “khó nuốt” hơn, cụ thể như sau:
    +) Thứ nhất: Những chuyển dịch trong nền kinh tế vĩ mô khí công việc quản lý ngày càng khó khăn hơn.
    +) Thứ hai: Công việc ngày càng phụ thuộc lẫn nhau.
    +) Thứ ba: Công việc ngày càng khó dự đoán.
Vậy, hệ quả của những thay đổi này là nhà quản lý giờ đây phải gánh thêm nhiều trách nhiệm phức tạp hơn, vậy nên câu trả lời cuối cùng cho câu hỏi đặt ra là: “Làm một nhà quản lý không hề dễ!”

Bạn là kiểu nhà quản lý nào?

Người xưa có câu: “Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”, bởi vậy nên hiểu rõ bản thân mình có lẽ là điều quan trọng nhất. Và để hiểu rõ mình là nhà quản lý kiểu nào, tác giả đã tổng quát hóa và đưa ra 4 kiểu nhà quản lý phổ biến để giúp bạn nhận biết bản thân mình rõ hơn, cụ thể như sau:
    +) Nhà quản lý kiểu Giáo viên: Kiểu nhà quản lý phát triển nhân viên thông qua kiến thức và kinh nghiệm của cá nhân, đưa ra phản hồi mang tính chất khuyên răn và chi phối sự phát triển của nhân viên.
    +) Nhà quản lý kiểu 24/7: Kiểu nhà quản lý thường xuyên, liên tục đưa ra hướng dẫn, “lèo lái” sự phát triển của nhân viên và đưa ra phản hồi về một tập kỹ năng rộng lớn.
    +) Nhà quản lý kiểu NGƯỜI KẾT NỐI: Kiểu nhà quản lý giới thiệu nhân viên với người khác trong hoạt động đào tạo và phát triển, tạo ra được không khí làm việc nhóm tích cực trong khi vẫn đưa ra phản hồi trọng tâm cho nhân viên.
    +) Nhà quản lý kiểu Người cổ vũ: Kiểu nhà quản lý áp dụng phương pháp “Không can dự”, họ đưa ra những phản hồi tích cực có tính khích lệ tinh thần và để nhân viên tự quyết định sự phát triển của bản thân.
Có lẽ các bạn sẽ thắc mắc rằng tại sao mình lại viết in hoa chữ người kết nối, không phải do mình viết sai chính tả, mà đây là gợi ý rằng chúng ta nên trở thành một người quản lý theo xu hướng này! Theo dữ liệu thống kê của tác giả đã đưa ra, tính theo hiệu suất làm việc thì Nhà quản lý kiểu NGƯỜI KẾT NỐI tăng tới 26% hiệu quả công việc, kế theo đó là nhà quản lý kiểu Người cổ vũ tăng 9%, kiểu Giáo viên tăng 7%, và cuối cùng và cũng có lẽ là thảm hại nhất, đó là nhà quản lý kiểu 24/7 gây sụt giảm hiệu suất tới 8%, thật khó tin phải không nào?
Nhưng còn 1 điều khác khó tin hơn cả những con số ở trên nữa, đó là việc: Đa số các nhà quản lý hiện nay đều thuộc kiểu người Quản lý 24/7, hoặc là đang hướng tới để trở thành kiểu người quản lý này!

Lý do gì khiến kiểu Nhà quản lý 24/7 trở thành “bại tướng” trong 4 kiểu nhà quản lý?

Trên thực tế, khi nhà quản lý 27/4 trung thành tuyệt đối với phương pháp của mình, họ chỉ làm giảm hiệu suất lên tới 8%. Nói cách khác, nhà quản lý 24/7 thường đưa ra quá nhiều phản hồi so với mức người ta có thể “nhai được”. Có khi họ đưa ra những lời khuyên chẳng liên quan gì tới vấn đề mà cấp dưới gặp phải. Và cuối cùng, họ đưa ra lời khuyên cho người khác trong cả những lĩnh vực mà họ thiếu kiến thức chuyên môn nên chỉ dẫn có thể sai lầm. Vậy, sau tất cả những việc này thì hậu quả là nhân viên làm việc ít hiệu quả hơn, ít nhiệt tình hơn và giảm nguyện vọng muốn gắn bó với công việc. Bây giờ hãy cùng mình mổ xẻ sâu hơn những nguyên nhân này xem sao nhé!
- Văn hóa “Thường trực”: Chúng ta gần như không thể tránh được trạng thái “đang hoạt động”, nhất là khi điện thoại thông minh, các ứng dụng,… hiện diện ở mọi nơi, kết nối chúng ta với mọi người ở bất kỳ nơi nào, bất kỳ lúc nào, những công cụ đó gắn chặt chúng ta với các dự án, email, các vấn đề phát sinh và thời hạn hoàn thành nhiệm vụ. Văn hóa “thường trực” thể hiện ở cách chúng ta quản lý. Với một mong muốn tốc độ cao hơn, nhiều thông tin hơn và quyết định nhanh chóng hơn khắc họa cách chúng ta tương tác với nhân viên. Từ đó hệ quả là nhà quản lý cho rằng họ cần áp dụng nhiều chiến lược quản lý 24/7, từ đó khiến cho không ít người cảm thấy áp lực khi phải đào tạo, hướng dẫn cấp dưới trực tiếp ngày càng nhiều
- Nhà quản lý còn nhiều thiếu sót: Các nhà quản lý có xu hướng là thường xuyên đào tạo và phản hồi cho nhân viên, liệu điều này có thật sự tốt? Thường thì việc nhà quản lý thiếu kiến thức chuyên môn,không thể hiểu động cơ của một người, hay là chịu áp lực về thời gian là những trở ngại chính cho việc đào tạo và phản hồi thường xuyên. Điều đó đặt họ vào thế tiến thoái lưỡng nan.
- Những lầm tưởng tai hại trong tư duy:
    +) Nhà quản lý nên dành nhiều thời gian hơn cho hoạt động đào tạo.
    +) Nhà quản lý (luôn luôn) biết nhân viên cần gì.
    +) Nhà quản lý là đối tượng tốt nhất để thực hiện hoạt động đào tạo, phản hồi.
Đến đây mình xin phép thôi “bàn tán” về phương pháp 24/7 và tập trung hơn vào “ngôi sao” của chúng ta, không gì khác đó chính là phương pháp quản lý theo phương pháp NGƯỜI KẾT NỐI, điều gì khiến phương pháp này trở nên đặc biệt, hiệu quả và tăng hiệu quả làm việc của nhân viên lên tới 26%? (Vượt xa 2 phương pháp còn lại là theo kiểu Giáo viên và Người cổ vũ) Cùng mình tìm hiểu nhé!

Nhà quản lý kiểu kết nối:

Như mình đã trình bày ở trên, kiểu nhà quản lý giới thiệu nhân viên với người khác trong hoạt động đào tạo và phát triển, tạo ra được không khí làm việc nhóm tích cực trong khi vẫn đưa ra phản hồi trọng tâm cho nhân viên sẽ được được gọi là nhà quản lý kiểu người kết nối. Chữ kết nối ở đây bao gồm 3 kết nối sau:
    +) Kết nối nhân viên: Họ kết nối nhân viên bằng cách xác định nhu cầu phát triển riêng của nhân viên và cá nhân hóa bằng phương pháp đào tạo, phản hồi.
    +) Kết nối nhóm: Họ kết nối nhân viên với đồng nghiệp để phát triển bằng cách tạo ra một môi trường làm việc nhóm ghi nhận và khuyến khích đào tạo đồng cấp.
    +) Kết nối tổ chức: Họ giúp nhân viên học hỏi và kết nối với đúng người, đúng cơ hội trong và ngoài tổ chức để đào tạo và phát triển.
3 Mối kết nối này được đặt trong tổng hòa như sau: Kết nối nhân viên < Kết nối nhóm < Kết nối tổ chức.

Kết nối nhân viên: 3 nguyên tắc

+) Nguyên tắc 1: Đầu tư mạnh tay vào khâu tìm hiểu.
Bước đầu tiên là xây dựng niềm tin của nhân viên với mình. Để xây dựng niềm tin, Người kết nối đặt câu hỏi khuyến khích nhân viên cởi mở về nhu cầu, sở thích và nguyện vọng của chính bản thân họ. Họ cũng không ngừng thể hiện sự hỗ trợ nhân viên cả trong và ngoài công việc hiện tại. Tuy nhiên, chỉ đặt câu hỏi và thể hiện sự ủng hộ thôi thì chưa đủ. Người kết nối biến lời nói thành sự thật. Người kết nối chứng minh niềm tin dành cho nhân viên thông qua hành động, cho dù đó là yêu cầu họ trình bày trước hội đồng; giúp họ giải quyết những công việc tiếp theo; hay cho họ thêm “đất diễn” để dẫn dắt đội nhóm của riêng mình. Mặc dù xây dựng niềm tin nghe có vẻ là ý tưởng đơn giản, nhưng đây là một bước tiên quyết, đặt nền móng cho kết nối với nhân viên.
Bước tiếp theo là đặt câu hỏi trong tình huống cụ thể, đặt câu hỏi khi đào tạo có thể giải phóng tiềm năng của một con người và hé mở những vấn đề cản trở thành công của họ. Những câu hỏi dựa trên tình huống cụ thể sẽ giúp thấu hiểu sâu sắc nhân viên và thách thức cụ thể mà họ đang phải đối mặt. Vậy câu hỏi nào là tốt nhất? Lý tưởng là những câu hỏi này nên làm sáng tỏ được giả định, kích thích sự sáng tạo và tạo ra nhiều triển vọng.
Bước cuối cùng là hãy luyện tập lắng nghe một cách chủ động. Người ta nói kẻ thành công phải là một kẻ biết lắng nghe, câu này quả là không sai. Lắng nghe thì có 2 dạng là lắng nghe thường lệ và lắng nghe 1 cách chủ động, vậy để trở thành 1 người nghe chủ động, ta cần làm như sau: Chỉ lắng nghe -> Lặp lại những điều bạn đã nghe -> Lắng nghe cả những điều không được nói ra -> Tập trung vào từng chi tiết nhỏ ->  Tìm ra điều gì đó để đồng cảm -> Sử dụng toàn bộ cơ thể để lắng nghe. Có thể sẽ không phải theo thứ tự trên nhưng bạn nên có đủ tất cả các bước trên.
+) Nguyên tắc 2: “Đào tạo” con người, không là vấn đề!
    Mặc dù phương pháp Người kết nối “thắng đậm” trong việc tạo ra tác động vượt trội lên nhân viên và đưa đến kết quả tích cực, một yếu tố quan trọng khác chính là cách tiếp cận linh động, phù hợp với nhu cầu của cấp dưới! Linh động từ cách đặt câu hỏi, cách thay đổi hành vi của bản thân cho phù hợp cho tới linh động mức độ sẵn sàng phát triển (Sự thành thạo, học hỏi nhanh, động lực cá nhân) và linh hoạt với khả năng tiếp nhận.
+) Nguyên tắc 3: Tích cực nhưng cũng cần phải cứng rắn.
Các nhà quản lý phải thận trọng đưa lời phản hồi tiêu cực vào hai ý kiến tích cực, hay nói cách khác là thế “bánh mì kẹp thịt”. Chẳng một kẻ nào lại chịu được chê trong thế chê cả, bởi vậy nên hãy khéo léo để chuyển thành chê trong thế khen nhé. Một điều quan trọng nữa là khi khen thì nên khen ở chỗ nhiều người để tạo hiệu quả, khi chê, nếu là những việc nghiêm trọng thì nên tránh chê ở chỗ đông người, được vậy thì còn lý do nào để nhân viên không “bán mạng” cho bạn nữa?

Kết nối đội nhóm:

Kỹ năng làm việc nhóm trong thời đại nay thì có lẽ chẳng cần phải bàn cãi nữa, trong một nhóm thì sẽ luôn có nhiều người trội hơn ở nhiều mặt khác nhau, vậy chẳng phải thật tuyệt vời khi chúng ta có thể trở thành một “bộ não chung”, một “bộ não” phải nói là tuyệt vời nhất, bởi chẳng có 1 trong nhóm có thể thông minh hơn cả nhóm gộp lại được. Hãy nhớ rằng, người giỏi nhất không phải là người làm mọi thứ, vậy nên đừng cố gắng ôm đồm quá nhiều việc vào bản thân nhé!
Về quy tắc kết nối đội nhóm thì cũng có 3 quy tắc như sau:
    1. Dùng động cơ thúc đẩy điều chỉnh môi trường nhóm (Xác định và giám sát động cơ thúc đẩy): Người kết nối tìm hiểu điều gì thu hút các cá nhân và nhóm để có thể hình thành phương pháp quản lý thích hợp và đảm bảo mỗi thành viên trong nhóm đều hướng đến thực hiện mục tiêu chung.
    2. Xác định và nắm bắt các khác biệt cá nhân (Tìm hiểu giá trị của sự hòa nhập, Khuyến khích các xung đột hữu ích): Người kết nối khuyến khích các thành viên trong nhóm chia sẻ quan điểm, nền tảng và kinh nghiệm riêng, từ đó họ sử dụng những khác biệt này để xây dựng niềm tin của nhóm, phát triển những kỹ năng mới và cải thiện hiệu quả.
    3. Chính thức hóa hoạt động chia sẻ kỹ năng giữa các thành viên (Khuyến khích chia sẻ kỹ năng, Giúp nhân viên vượt qua rào cản để chia sẻ): Người kết nối tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên phát triển lẫn nhau bằng cách chính thức hóa hoạt động chia sẻ thông tin, điểm mạnh và nhu cầu trong toàn nhóm.

Nguyên tắc kết nối tổ chức

Sau khi kết nối với nhân viên, kết nối với đội nhóm thì chúng ta cùng đến với kết nối cuối cùng và cũng là kết nối bao quát nhất: Kết nối tổ chức. Nói đến kết nối tổ chức, tác giả muốn ám chỉ những tương tác với một cá nhân khác phù hợp, hoặc một “mảnh ghép hoàn hảo”, để đưa ra chỉ dẫn, lời khuyên hoặc kiến thức cần thiết cho mục đích phát triển kỹ năng. Những kết nối này có thể nằm trong tổ chức, hoặc ở bên ngoài, từ công ty đối tác, khách hàng. Về nguyên tắc thì cũng dựa trên 3 nguyên tắc như sau:
    1. Trở thành người lập bản đồ (Khám phá các kết nối phát triển tường minh (và kết nối ẩn), Mở rộng bản đồ): Nhà quản lý kết nối giúp nhân viên hiểu ra những mối quan hệ phù hợp nhất có thể ở trong hoặc ngoài tổ chức. Điều đó không có nghĩa là họ phải lập sơ đồ tổ chức theo nghĩa đen, mà thay vào đó, họ cần phát hiện và tận dụng những đầu mối quan trọng để biết kỹ năng nào tập trung ở đâu.
    2. Phát triển thói quen khởi động và điều hòa (Thay đổi quy mô phát triển của các huấn luyện viên): Nhà quản lý kết nối không “đem con bỏ chợ”. Thay vào đó, họ đóng vai trò một “huấn luyện viên năng động”, chủ động chuẩn bị cho nhân viên kết nối với người khác và cùng nhân viên cân nhắc về mối liên hệ đó sau khi hình thành.
    3. Làm hình mẫu cho kết nối phù hợp nhất: Trong khi giới thiệu nhân viên với các cá nhân trong và ngoài tổ chức để phát triển, bản thân nhà quản lý cũng đóng vai trò là một kết nối và tạo cơ chế để giúp người khác tìm thấy kết nối phù hợp nhất.

Vậy là sau bài viết của mình ở trên, mình đã giúp các bạn nhận biết mình là kiểu người quản lý nào trong 4 kiểu người quản lí, giúp bạn nhận ra tại sao kiểu nhà quản lý 24/7 lại là một kiểu “thất bại” trong khi kiểu nhà quản lý người kết nối lại đem lại sự “thăng hoa” trong cách quản lý. Kế tiếp đó là “cách để trở thành” một người quản lý kết nối với 3 hạng mục cần kết nối gồm: Kết nối cá nhân, nhóm và tổ chức với tổng cộng 9 quy tắc quan trọng. Hi vọng bài viết này sẽ giúp ích cho các bạn. Xin cảm ơn!